Aflevering 3: beoordelingscommissie en advies
 |
Stel, je wilt subsidie aanvragen bij NWO: wat moet je doen, wie bepaalt of je aanvraag wordt gehonoreerd, wanneer weet je of je tot de gelukkigen behoort en wat kun je doen als je het er niet mee eens bent? Jaarlijks ontvangt NWO zo’n 4000 subsidieaanvragen waarvan ongeveer 20 ą 25 procent wordt gehonoreerd. |
In de komende nummers van Hypothese schetsen we in grote lijnen de procedure van een subsidieaanvraag. Deze derde aflevering gaat over de beoordelingscommissie die adviseert over de onderzoeksvoorstellen.
Wat doet een beoordelingscommissie?
De taak van de commissie is om de ingediende aanvragen te beoordelen op basis van vooraf geformuleerde criteria. De aanvraag die het best aan deze criteria voldoet, komt op de eerste plaats, enzovoorts. De beoordelingscommissie adviseert het betreffende bestuur van NWO over de toekenningen. NWO heeft bewust een scheiding aangebracht tussen adviserend en besluitnemend orgaan om de subsidieprocedure zo objectief en helder mogelijk te maken. De werkwijze van de commissie wordt hier globaal beschreven maar kan, afhankelijk van het subsidie-instrument, verschillen.
Hoe wordt de commissie geselecteerd?
Zijn de referenten in de regel vakspecialisten, de leden van de commissie zijn vaak meer generalisten. Zij moeten immers een keur aan voorstellen beoordelen vanuit veelal een breder perspectief. Soms omvat een subsidie-instrument alle wetenschapsgebieden, soms is het sterk afgebakend.
De commissieleden kunnen afkomstig zijn van een instituut, universiteit, het bedrijfsleven, uit binnen- en buitenland. Het zijn veelal ervaren onderzoekers en/of personen die ervaring hebben met de beoordeling van onderzoek. Het bureau van NWO doet suggesties voor kandidaten. Een bevoegd bestuursorgaan stelt de commissie formeel in. Bij selectie van commissieleden wordt gestreefd naar een zekere spreiding over disciplines en instituten. Ook wordt de verhouding man/vrouw meegewogen en de verdeling tussen jongere en oudere commissieleden. Het komt regelmatig voor dat ook buitenlanders zitting nemen in de beoordelingscommissie. Het aantal leden van de commissie is afhankelijk van de grootte en aard van het subsidie-instrument.
Aan welke eisen moeten de leden voldoen?
Leden van de commissie mogen niet betrokken zijn bij een onderzoeksvoorstel of aanvrager, of anderszins belangen hebben die de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken. Zij dienen de code Belangenverstrengeling van NWO te onderschrijven (zie www.nwo.nl/gedragscode). Bij elke aanvraag moet ieder lid van de commissie aangeven of er sprake is van belangenverstrengeling en, zo ja, welke. Conform de richtlijnen in de gedragscode kunnen maatregelen worden genomen. Het kan voorkomen dat het betreffende commissielid wordt vervangen.
De voorzitter van de commissie leidt de discussies en bewaakt de procedures. Aan hem/haar worden dus extra eisen gesteld wat betreft kunde en ervaring.
Hoe gaat de commissie te werk?
Commissiewerkzaamheden zijn vertrouwelijk. Informatie mag niet met anderen buiten de commissie worden gedeeld, zowel voor, tijdens als na de werkzaamheden. Alle leden van de commissie krijgen de volgende schriftelijke informatie van tevoren toegezonden: de brochuretekst met de beoordelingscriteria, de tekst van de aanvraag, het referentencommentaar en het wederhoor. Ook ontvangen zij een taakomschrijving en werkwijze. De commissieleden verzamelen waar nodig nadere informatie, bijvoorbeeld via literatuuronderzoek. Om de vergadering(en) van de commissie optimaal te laten verlopen wordt van de leden een goede voorbereiding gevraagd. Dit voorwerk kan variėren en is afhankelijk van het subsidieinstrument. Aan een aantal leden van de commissie – preadviseurs – kan worden gevraagd zich vast expliciet over een aantal aanvragen te buigen. Hun mening over die aanvragen wordt vooraf toegezonden aan de secretaris. Ook is het mogelijk dat alle leden vooraf een eerste cijfermatig oordeel geven over de aanvragen. De voorzitter bereidt met de secretaris – een bureaumedewerker van NWO die ook tot taak heeft de commissie te ondersteunen en de procedures te bewaken – de vergadering voor. Tijdens de vergadering worden įlle aanvragen besproken en worden argumenten voor en tegen uitgewisseld. De voorzitter en secretaris bewaken of de beoordeling plaatsvindt volgens de geldende procedure en criteria. De voorzitter kan tussentijds peilen hoe de commissieleden individueel denken over de aanvragen. Tot slot formuleert de commissie haar conclusies.
Wordt de commissie ook op andere momenten ingeschakeld?
Ja, dat kan. Als het aantal aanvragen het aantal beschikbare toekenningen meer dan vier keer overtreft, kan de beoordelingscommissie al een eerste selectie (voorselectie) maken, voordat de referenten aan het werk gaan. De reden hiervoor is dat NWO de referenten niet onnodig wil belasten met een grote hoeveelheid aanvragen. Bij een voorselectie wordt extra zorgvuldig gekeken naar de samenstelling van de commissie, omdat dit extra hoge eisen aan hen stelt.
Kan de commissie op nog andere wijze aan informatie komen?
Ja, bij een aantal subsidie-instrumenten zoals de Vernieuwingsimpuls en NWO-groot wordt aanvullende informatie ingewonnen. Zo kan de aanvrager uitgenodigd worden voor een interview (Vernieuwingsimpuls) en kan de beoordelingscommissie een bezoek ‘op locatie’ – site visit – brengen (NWO-groot) om een betere indruk te krijgen van de kwaliteiten van de aanvrager(s), het voorgestelde onderzoek of de aangevraagde investering. In deze opzet selecteert de commissie in een eerste vergadering de aanvragers die uitgenodigd worden voor een interview of site visit. Op basis van die informatie wordt dan in een volgende vergadering een honoreringsadvies geformuleerd.
Hoe wordt het advies opgesteld en wat gebeurt ermee?
De secretaris formuleert op basis van het overleg van de commissie een concept-advies dat wordt afgestemd met de voorzitter. Dit wordt ter vaststelling voorgelegd aan de overige leden van de commissie. Het advies bevat de geprioriteerde aanvragen en een voorstel waarin is vermeld welke subsidiabele aanvragen worden voorgedragen voor honorering en welke niet. Elke aanvraag wordt onderbouwd besproken. Het gemotiveerde schriftelijke advies wordt toegestuurd aan het bestuursorgaan dat een besluit neemt over de toekenningen. Hierover meer in de volgende aflevering van Een subsidievraag indienen? Zo doe je dat!
